Om tjänsten

Vår kund är ett framstående internationellt finansbolag. De söker nu en Office Coordinator till sitt Stockholmskontor för att stärka teamet, som idag består av två nära kollegor. Här erbjuds du en varierad och utvecklande roll med mycket frihet under ansvar. Totalt arbetar cirka 60 personer på kontoret – en modern och stilren arbetsplats mitt i stan.

Du blir en viktig del av kontorets dagliga drift och ser till att allt fungerar smidigt – från internservice och möteskoordinering till beställningar och reception. Kontoret präglas av högt tempo och resultatfokus, men också en trevlig atmosfär där förbättring och engagemang uppmuntras. Här finns goda möjligheter att växa och utvecklas inom Office Management för rätt person.

Arbetsuppgifter

Som Office Coordinator har du en bred roll där du ansvarar för att kontoret fungerar optimalt och att medarbetarna har den service de behöver. Du kommer bland annat att:

• Ta emot besökare i receptionen och säkerställa en professionell, välkomnande atmosfär
• Se till att kontoret är i toppskick varje dag
• Hantera receptionsmail, kalender, mötesrum och mötesförberedelser
• Beställa, fylla på och hantera leveranser av varor
• Sköta administrativa uppgifter såsom catering, parkering och felanmälningar
• På sikt finns möjlighet att ta större ansvar inom till exempel eventplanering, leverantörskontakter och kontorssäkerhet

Vi söker dig som

• Har arbetslivserfarenhet från en roll inom service, t.ex. hotell, restaurang, reception eller butik
• Har mycket goda kunskaper i svenska och engelska, muntligt och skriftligt, då båda språken används i arbetet.
• Har grundläggande kunskap i MS Office-paketet. Det är meriterande om du har erfarenhet av specifikt Sharepoint.

Som person är du självgående, strukturerad och har ett öga för detaljer. Du tar initiativ och trivs i en roll med varierande arbetsuppgifter. Du är trygg i dig själv, serviceinriktad, och har lätt för att anpassa dig till olika situationer. Vidare har du en vilja att ständigt utveckla både dig själv och olika arbetssätt.

Övrig information

• Start: Omgående
• Arbetstider: 08:00-17:00 eller 09:00-18:00, 40 timmar/vecka.
• Placering: Stockholm City, kontorsbaserad roll.
• Uppdragslängd: Långsiktigt. Konsultuppdraget pågår initialt i 12 månader med ambition till överrekrytering därefter. Avtal skrivs initialt på 6 månader.

Vår rekryteringsprocess

Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work.

Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.