Lär dig jobba smartare – enklare än du tror

Tillhör du den lilla minoritet som nästan alltid känner sig superproduktiva på jobbet, är härligt avslappnade och har en karriär som pekar spikrakt uppåt? Grattis! Då behöver du förmodligen inte läsa den här artikeln – fortsätt bara på samma sätt.

För de flesta av oss är det här inte en särskilt beskrivande bild av vår vardag. Även om du älskar ditt jobb och har en chef som stöttar dig är det normalt att uppleva digital stress och ha svårt att prioritera och hitta en bra balans mellan arbete och fritid. Ibland hanterar vi den här typen av utmaningar bättre, ibland sämre. Men de grundläggande orsakerna finns alltid kvar.

«Det hela handlar om att hitta bra strategier för sitt arbetsliv, menar Mattias Ribbing som har ägnat sitt yrkesliv åt att försöka optimera och “hacka” vårt sätt att hantera ny information.»

Från 1 till 126 mail per dag

En stor förändring har skett när det kommer till mängden information vi måste hantera och alla olika sammanhang vi förväntas delta i. Men frågan är om vi har anpassat vårt förhållningssätt och allmänna arbetssätt efter det här? Troligen inte, menar Mattias. Den digitalisering vi idag upplever är en minst sagt krävande förändring för våra hjärnor.

«Mail är ett bra exempel på det här. Enligt en forskningsundersökning får vi i genomsnitt 126 mail varje dag. Och enligt samma undersökning finns det 70 procents chans att vi tittar på varje nytt mail inom 6 sekunder. Så splittrade är våra tankar och så ofta flyttas vårt fokus från en sak till en annan. För bara 20 år sedan, när mail var ett relativt nytt fenomen, kunde vi höra plinget från inkorgen och tänka: "Vad kul, ett nytt mail att läsa!". Så känner de flesta av oss inte idag.»

Menar du att vi behöver nya strategier?

«Ja, exakt! I många fall har vi ingen strategi. Jag har sett personer som går från att inte ha någon arbetslivsstrategi alls till att skapa en som har en påtaglig effekt. Skillnaden är enorm!»

3 tekniker för att jobba mer effektivt

Uttrycket "jobba smart" kan kännas svårhanterligt och komplicerat – någonting som tar veckor och månader av uppnå. Men det gör det inte, försäkrar Mattias. Genom tre enkla tekniker, som du kan börja använda i princip direkt, ökar du din förmåga att jobba mer effektivt redan nu.

«När du testar de här teknikerna kommer du märka skillnad direkt!»

1. Sluta med multitasking – det fungerar inte

Det första du behöver inse för att bli mer effektiv är att multitasking är en myt. Det är lätt att tro att du multitaskar, när du i själva verket växlar mellan två olika arbetsuppgifter. Med andra ord flyttas fokuset från en sak till en annan, fram och tillbaka. Men du uppnår sällan meningsfulla resultat om du fokuserar på flera saker samtidigt.

«En spännande studie har utförts av forskare vid Harvard. De delade in personer i grupper baserat på hur väl personerna tyckte att de kunde utföra uppgifter kopplade till multitasking, exempelvis värdera relevans i ett komplext material. Resultatet visade att personerna i gruppen "multitasking” fick sämst poäng av alla grupper i dessa avseenden. Anledningen var att de hela tiden behövde byta arbetsuppgift. Eftersom de hela tiden tvingades göra olika typer av prioriteringar försvann fokuset, förklarar Mattias.»

Om jag brukar jobba med flera saker på en gång – hur bryter jag då det mönstret?

«Ett fantastiskt verktyg är "enpunktslistan". Det innebär att du varje morgon, på väg till jobbet, definierar din dag med en mening. Vad är det absolut viktigaste att uppnå idag? Skriv ner svaret på en post-it-lapp. När du återvänder från en mindre viktig uppgift som har tagit upp ditt fokus, exempelvis att läsa ett mail, vet din hjärna omedelbart vad du ska göra. Din nedskrivna mening är din riktning, kan man säga. Det är ett sätt för dig att träna din hjärna att hitta fokus – och det är otroligt givande!»

2. Testa Pomodoro-tekniken

«Pomodoro-tekniken utvecklades i slutet av 1980-talet. Det är i princip ett system som går ut på att ta pauser. Jag håller med om att det låter rätt trist och att människor oftast inte är jätteförtjusta i Pomodoro. Men det finns en fördel – det fungerar och tekniken är väldigt effektiv!»

Mattias menar att den här tekniken är perfekt för större, rutinartade uppgifter som du kan utföra på egen hand.

«När jag skriver en ny bok följer jag den här principen helt och hållet. Det första du gör är att aktivera flygplansläge i mobiltelefonen och sätta en timer på 25 minuter. Fortsätt arbeta med din uppgift tills larmet går igång – då slutar du direkt. Om jag exempelvis skriver en bok slutar jag i mitten av meningen. Ta sedan en fem minuters paus, rör på dig och fundera inte en sekund över uppgiften. När du återgår till arbetet märker du att du inte har förlorat någon tid. Ditt fokus kommer att vara på samma ställe där du slutade. Prova själv så kommer du märka att tekniken är nästintill magisk!»

3. Använd teknik på ett sätt som passar dig och dina behov

«Det här är otroligt viktigt. När ny teknik lanseras, exempelvis mobiltelefoner och bärbara datorer, brukar vi vanligtvis hålla oss till fabriksinställningarna och tillverkarens uppfattning om hur du ska använda produkten. Gör inte det! Justera istället tekniken så att den passar dina individuella behov. För mig är det en viktig aspekt av att arbeta smartare.»

Hur gör jag det?

«Fråga dig själv när och var en specifik enhet eller digital tjänst är mest användbar för just dig. Jag är en stor förespråkare av "specialiserade enheter", vilket innebär att du har en väldefinierad plan för när, var och hur du använder en viss enhet eller teknik. Är din bärbara dator alltid det optimala arbetsredskapet? Nej, det är optimalt för kortvarigt distansarbete. Är det en bra idé att ha alla dina jobbmail i fickan när du försöker ladda batterierna och umgås med familjen? Förmodligen inte. Teknikutvecklingen har under de senaste decennierna gått i motsatt riktning. Vi koncentrerar varje del av våra liv till några tekniska enheter, till exempel mobiltelefonen. Det är ett enormt problem.»

Så vad är lösningen?

«På sätt och vis har vi redan löst det här problemet – fast i andra sammanhang. Mat är ett bra exempel. För bara ett par hundra år sedan fanns det inte så mycket mat att välja på. Om du hittade någonting som innehöll socker tuggade du i dig det. Numera kan vi äta mat med socker i precis när vi vill. Därför har vi utformat särskilda rum att äta i och specifika måltider. Det är sociala konventioner som gör det enklare att leva i en värld av överflöd. I framtiden tror jag att vi kommer börja tänka på samma sätt när det gäller vår relation till information. Glöm inte att hela den här situationen är relativt ny – vi kommer garanterat att lära oss!»

För att summera är följande tre tekniker viktiga för dig som vill försöka arbeta smartare och spara energi. Självklart finns det fler tekniker, men det viktigaste är att du kommer igång.

«Det största hindret är ofta misstänksamhet. När du provar de här teknikerna i verkligheten kommer du uppleva skillnad nästan direkt. Sluta med multitasking, hantera tiden på ett sätt som passar din hjärna och använd tekniken på ett sätt som passar dina individuella behov. Allt det här kan du börja med precis nu!»