5 tips för effektiv tidshantering
Känner du dig stressad och överhopad med uppgifter, men får ingenting gjort? Att prioritera och planera tiden är en utmaning för de flesta. För dig som konsult är det viktigt att hantera din tid på rätt sätt, för att leverera kvalitetsarbete och slippa stress. Här delar vi 5 tips på effektiv tidshantering – så att du kan optimera din dag!
1. Ha koll på vem som bestämmer över din tid
Oavsett var du arbetar är det alltid någon som bestämmer vad du ska göra med din tid. I de flesta fall är det din närmaste chef, men det kan även finnas personer högre upp på företagsstegen som tycker att det vore bättre om du gjorde andra saker. Det kan också vara en kollega som tycker att du passar perfekt för en viss uppgift tack vare din kunskap och erfarenhet, och som försöker locka med dig. Plötsligt förvandlas "det här tar inte lång tid" till mängder av möten och en överfull inkorg.Innan du tar dig an någonting nytt bör du stämma av med din närmaste chef eller be din kollega som vill ha hjälp att göra det. Om det är företagets VD som behöver hjälp kommer din chef förmodligen säga ja – om det är någon annan kan svaret bli tvärtom. Viktigt att veta är att de anser att du är deras resurs, och därför vill de förmodligen inte bara "ge bort dig" till någon annan.
2. Lär dig prioritera på rätt sätt
Några av de största "tidstjuvarna" på jobbet är föränderliga prioriteringar och projekt som bara blir större och större. För att undvika att fastna bör du ha koll på dina prioriteringar och vad du lägger tiden på.
Om ett projekt är strukturerat på ett bra sätt finns det tydliga mål och vägledning hur du uppnår dem. Det gör prioriteringen av ditt jobb enklare. Det dyker alltid upp hinder längs vägen, men dessa kan vanligtvis hanteras inom projektets befintliga ramar. I slutändan är det din chef som har sista ordet och bestämmer vad du ska lägga din tid på.
Många projekt är dock inte så tydligt definierade, de kan snabbt öka i storlek och se helt annorlunda ut än vad de gjorde från början. I takt med att din ambitionsnivå ökar, lägger du också mer tid på projektet. Det innebär naturligtvis att det finns mindre tid för andra saker som kanske är viktigare.
När du prioriterar tiden du lägger på varje projekt kan du börja med att ställa en enkel fråga: ”Vilket av projektets mål kan jag uppnå och hur uppnår jag det?”. Om du inte kan svara på den frågan snabbt och kortfattat är det troligtvis bättre att du lägger din tid på andra arbetsuppgifter.
3. Fall inte för Parkinsons lag
Parkinsons lag är ett tänkespråk som på något dumt vis alltid visar sig stämma. Tänkespråket publicerades i Cyril Northcote Parkinsons bok "Parkinson’s Law and Other Studies in Administration” (1955) och kan formuleras på följande sätt: "En arbetsuppgift kommer att ta exakt den tid som är avsatt för ändamålet." Med andra ord, om vi säger att det ska ta oss två timmar att klippa gräset kommer det också att ta två timmar. Parkinson hävdade att om en tidsram ställs upp så är det den du har i minnet. Om du exempelvis har en timme på dig att utföra en uppgift så tar det en timme att utföra den, speciellt i stora organisationer där det finns gott om arbetskraft.Hur många gånger har du påbörjat en arbetsuppgift och tänkt: "Det här tar inte lång tid, jag ska bara ta en kaffe och svara på några mejl innan jag börjar?" – och sedan stressat för att hinna klart när deadline närmar sig? Det är ett exempel på Parkinsons lag, och någonting nästan alla har varit med om. När du väl känner till den här lagen kan du också identifiera och undvika mindre och distraherande uppgifter som visserligen kan vara bra att göra, men som inte bidrar mycket till slutresultatet . Genom att göra saker direkt och ignorera distraktioner undviker du stress, blir mer produktiv och har mer tid över för andra uppgifter.
Kärnan i Parkinsons lag är enkel men sann – det bästa är att göra större delen av dina arbetsuppgifter så fort som möjligt, utan att bli distraherad. Om du lyckas med det har du kommit en bra bit på vägen att leva ett mindre stressigt och mer produktivt liv.
4. Undvik att göra "för mycket" av allting
Ett bra sätt att hålla dig på rätt spår och ha energin uppe är att aldrig göra "för mycket" av någonting. Att boka fyra möten på rad som handlar om fyra olika ämnen eller sitta med administration åtta timmar i sträck är ett säkert sätt att släcka din produktiva gnista.
När du får en mötesinbjudan eller blir tilldelad en uppgift bör du därför ta en titt på hur det ser ut i din kalender och vad du har planerat runt den tidpunkten. Kommer du ha tillräckligt med tid att förbereda dig ordentligt? Har du liknande arbetsuppgifter inplanerade omedelbart före eller efter, som kräver din uppmärksamhet och energi? I så fall kan det vara bättre att föreslå en ny tid, när du har mer tid och bättre fokus.
Precis som nämns ovan kan du som konsult inte alltid bestämma vad som händer under varje minut av arbetsdagen. Men du bör alltid sträva efter att hitta en balans som fungerar – en som håller dig både glad och produktiv.
5. Skapa egentid
Vi människor är inga maskiner. Vi har alla olika rytm: vissa är mer produktiva på morgonen och andra på eftermiddagen. Dessutom måste vi äta, vila och träna för att hålla både kropp och knopp i form – och på så sätt kunna prestera på topp. Så se till att avsätta tid för detta i din kalender. Om du tycker om att träna tidigt på morgonen eller ta en promenad efter lunch bör du avsätta tid för det. Om du är en person som gärna vill rensa din inkorg innan du ger dig i kast med övriga arbetsuppgifter bör du reservera tid för det också.
Tänk dig att du ägnar i genomsnitt en tredjedel av dagen åt att jobba, en tredjedel åt att sova och resten av tiden åt att göra andra saker som gör livet värt att leva. Du måste förstås vara flexibel på jobbet, men det finns en anledning till varför du bör ha en jämn balans mellan arbete och privatliv. När du väl hittar en bra harmoni kan du se till att göra bästa möjliga med din tid – både på jobbet och när arbetsdagen är slut.
