Om tjänsten

Vi söker en administratör till institutionen för industri- och materialvetenskap IMS med delad tjänst att arbeta i Virtuella utvecklingslaboratoriet VDL vid IMS. Institutionen har flera mötesrum samt en konferensanläggning för både virtuella och fysiska möten samt forskning; Virtuella utvecklingslaboratoriet (VDL). Labbet är utrustat med teknik för forskningssamarbeten och möten på distans och lokalen används flitigt. Support till användarna är avgörande för verksamheten och för att ge gästerna, en professionell upplevelse.

Om rollen: Vi söker en administratör med stor känsla för service och med vana av teknisk support vid presentationer och virtuella möten. I tjänsten ingår även grundutbildningsadministration på grund-och avancerad nivå, forskarutbildningsadministration, samt personaladministration med stöd av HR partner. I rollen ingår också att boka resor och logi för gäster, beställa och tillhandahålla catering till möten och konferenser, liksom mer administrativa uppgifter så som inköp av kontorsvaror, arkivering i diarieföringssystem, samt uppgifter relaterat till lokaler, personal och gäster (kort, nycklar och accesser etc.). Hur aktuell arbetsuppgifts fördelningen ser ut kan variera över tid.

Tjänsten är ett föräldravikariat på 16 månader. Du kommer att bli anställd som konsult hos Academic Work under denna tid. Mer om kunden får du reda på i ett nästa steg.

Du erbjuds

• Möjlighet att bidra till att utveckla arbetssätt och rutiner, vara en kvalitetsmedveten samarbetspartner och en smidig proaktiv problemlösare av praktiska saker
• Möjligheten till en mångsidig roll som ingår i ett stöttande och kvalitetsinriktat arbetslag om 11 personer

Vi söker dig som

• Har ett par års erfarenhet av administration
• Har goda systemkunskaper - exempelvis lönesystem, arkiveringssystem
• Har goda kunskaper i Office-paketet
• Har god svenska och engelska i tal och skrift då kommunikationen sker på båda språken

För att lyckas i rollen har du följande personliga egenskaper:

• Hjälpsam
• Social
• Ordningsam

Vi söker dig som har god social kompetens, är en serviceinriktad, flexibel och prestigelös person.

Vår rekryteringsprocess

Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work.

Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.