Om tjänsten

Academic Work söker för vår kunds räkning en Executive Assistant. Uppdraget är på heltid med start omgående och sträcker sig långsiktigt såvida alla parter är nöjda.

Du blir anställd hos oss på Academic Work och arbetar som konsult ute hos vår kund. Som konsult för Academic Work erbjuder vi stora möjligheter för dig att växa professionellt, bygga ditt nätverk och skapa värdefulla kontakter för framtiden. Läs mer om vårt konsulterbjudande här.

Arbetsuppgifter

I rollen som Executive är du en nyckelperson i det dagliga stödet till vår kunds CEO och övriga medlemmar i koncernledningen. Du rapporterar direkt till CEO och har brett ansvar inom administration, kontorsservice och projektledning. Rollen kräver både hög servicekänsla och ett stort mått av självständighet. Hos oss får du chansen att arbeta i ett företag med stark kultur, korta beslutsvägar och engagerade kollegor. Vi värdesätter initiativtagande, öppenhet och glädje i arbetet.

Du kommer bland annat att:

• Assistera CEO i administrativa uppgifter såsom mötes-, rese- och konferensbokningar, kalenderhantering, reseräkningar och fakturahantering
• Förbereda och samordna ledningsgruppsmöten, inklusive agenda och utskick
• Kontorsansvar för vårt huvudkontor i Stockholm samt för kontoret i Norge
• Överse och leda arbetet med vår interna kontorsservice, i nära samarbete med extern leverantör
• Projektleda kontorsrelaterade initiativ och förbättringsarbeten
• Vara kontaktperson gentemot leverantörer och fastighetsägare samt ansvara för utveckling av avtal och kontorsmiljö
• Projektleda interna evenemang och personalarrangemang

Vi söker dig som

• Har erfarenhet av en Executive Assistant-roll sedan tidigare eller annat vi bedömer likvärdigt
• Har arbetslivserfarenhet inom administrativa arbetsuppgifter
• Har goda kunskaper i Officepaketet
• Har goda kunskaper i svenska och engelska, i såväl tal som skrift, då det används i det dagliga arbetet

Vi söker dig som är strukturerad och noggrann med ett skarpt öga för detaljer – du ser det där lilla som gör den stora skillnaden. Du har en naturlig känsla för att arbeta metodiskt och organiserat, vilket gör att du får saker att hända på ett effektivt och kvalitativt sätt. För dig är förtroende en självklarhet, och du tar din roll som stöd till ledningen på stort allvar. Vidare är du proaktiv och självgående – du ligger steget före, tar egna initiativ och väntar inte på att bli tillsagd. Samtidigt har du lätt för att sätta dig in i nya rutiner och processer, och anpassar dig snabbt till förändringar i organisationen.

Övrig information

• Start: Omgående enligt överenskommelse
• Omfattning: Heltid, 40 h/v
• Uppdrag: Initialt t.om juni 2026 såvida alla parter är nöjda. Vi skriver avtal sex månader i taget.
• Placering: Stockholm
• Annan info: Resor kan förekomma i tjänsten (inom Sverige)

Vår rekryteringsprocess

Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work.