Om tjänsten

Pembroke är en internationell fastighetsrådgivare som förvärvar, utvecklar och förvaltar fastigheter och deras närliggande områden. De söker nu en högmotiverad Office Manager för att hantera alla administrativa och operativa uppgifter för Stockholmskontoret samt agera administrativt stöd till Nordenchefen. Detta inkluderar att tillhandahålla både allmän kontorshantering och administrativt stöd, inklusive kalenderhantering, resebokning, hantering av utgifter och fakturor, budgethantering, underhåll av kontorsmaterial och filer, kontakt med leverantörer och konsulter samt att välkomna kontorsgäster. Du är med och skapar en härlig arbetsmiljö för dina kollegor, vilket kan handla om allt från att piffa mötesrum och gemensamma ytor så att de ser trevliga och välkomnande ut, till att säkerställa att tekniken på kontoret fungerar.

Hos Pembroke erbjuds du bland annat en arbetsgivare med lika möjligheter. De anser att det mest effektiva sättet att attrahera, utveckla och behålla en mångsidig arbetskraft är att bygga upp en bestående kultur av inkludering och tillhörighet.

Arbetsuppgifter

Den ena dagen kommer inte att vara den andra lik, därför är det viktigt att du trivs i en roll där du är spindeln i nätet, arbetar självständigt och kan ta egna initiativ för att hitta lösningar på problem. Övriga administrativa arbetsuppgifter som ingår i rollen:

• Besvara telefon, ta emot/beställa leveranser, posthantering.
• Administrativt stöd till Nordenchefen, vilket innebär att koordinera och planera rese- och mötesarrangemang samt ha helhetsansvar för kalender och planering av chefens tid
• Vara ansvarig för informationshantering, inklusive Teams och Box online-arkivering, manuell arkivering av kontorsrelaterade dokument och arkivering av kontrakt och andra dokument (digitala och papperskopior).
• Tillhandahålla allmänt administrativt stöd till det lokala Pembroke-kontoret och interna besökare samt samordna affärsresor till Stockholm med andra globala Pembroke-assistenter.
• Ansvara/planera event vid t ex personalaktiviteter, frukostar, onboarding av nya medarbetare etc.
• Stödja samordningen av hyresgästarrangemang.
• Hantera introduktionen av nya medarbetare.

Vi söker dig som

• Har minst 3 års arbetslivserfarenhet inom liknande roll eller inom en administrativ och koordinerande roll som exempelvis Executive Assistant där ansvar och god service gentemot kunder och kollegor varit ledorden.
• Har avancerad kunskap om alla Microsoft Office-produkter, specifikt Word, Excel, PowerPoint och Project
• Har mycket goda kunskaper i det svenska och engelska språket i tal och skrift. Engelska är koncernspråket.
• Har utmärkta organisatoriska och projektledningsfärdigheter samt stark uppmärksamhet på detaljer.

Det är meriterande för tjänsten om du har:

• Erfarenhet inom gästfrihets- och/eller fastighetsbranschen.

För att lyckas i rollen har du följande personliga egenskaper: Du brinner för god service och är en ansvarsfull och självgående lagspelare med en kommunikativ förmåga att på ett professionellt sätt interagera med ledning/chefer på hög nivå, både internt och externt. Du har ett intresse för att lära dig mer om fastighetsbranschen och en hög organisations- och projektledningsförmåga där du gillar att arbeta effektivt med flera projekt och åtaganden samtidigt. Dessutom bör du sträva efter att följa Pembrokes kärnvärden som är att sträva efter excellens, uppnå med integritet och alltid samarbeta.

Vår rekryteringsprocess

Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work. Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.

Pembroke

Pembroke är specialiserade på centralt belägna kontorsfastigheter och fastigheter som innehåller en blandning av kontor, butiker och lägenheter i ledande storstäder runtom i världen. Med kontor i Stockholm, Boston, London, München, Sydney, Tokyo, San Francisco och Washington DC förvaltar de fastigheter i Nordamerika, Europa och Asien- Stillahavsområdet med en totalyta på cirka 802 000 kvadratmeter.