Quality & Compliance Assistant till Academic Work- Stab

Ditt team och ansvarsområde Du ingår i ett specialistteam på vår svenska stabsavdelning, placerad på vårt kontor i Hagastaden, Stockholm. Teamet består av fyra heltidsanställda i specialistroller och en assistent som arbetar deltid. Tillsammans ansvarar vi för Academic Works hållbarhets- och kvalitetsarbete samt efterlevnad av GDPR och säkerhetsskydd. De heltidsanställda arbetar inom varsitt specialistområde men tycker om att dela framgångar och utmaningar tillsammans! Om du, precis som vi, tycker om att hänga med i nyhetsflödet och hålla dig uppdaterad om vad som händer i omvärlden tror vi att du kommer trivas hos oss! Hur bra vi i teamet lyckas med vårt arbete kommer vara en avgörande del för hur väl Academic Work i stort lyckas med vår tillväxt!

”Genom att arbeta i en dynamisk miljö inom tre vitt skilda arbetsområden har jag fått möjligheten till att vara lösningsorienterad, initiativtagande och kreativ i en varierad arbetsroll! Det är en förmån att på ett flexibelt sätt kunna kombinera studier med arbete inom säkerhetsskydd, efterlevnad av lagar, analytiskt arbete och administration. Nyfikenhet och struktur har varit nycklar i mitt arbete då det omfattar kontaktytor inom både Academic Work och med externa parter. Det har gjort att jag har fått en djupare affärsförståelse och möjligheten att driva min egen utveckling framåt med uppbackning av ett fantastiskt team.”

Så här beskriver nuvarande Quality & Compliance Assistant rollen. Vi söker nu ytterligare en assistent för att förstärka teamet!

I rollen ansvar du över:

Quality & Compliance: Här arbetar du med allt från efterlevnad av ISO-certifieringar, General Data Protection Regulation och säkerhetsskydd. Dina arbetsuppgifter kommer därmed variera av både komplex karaktär och enklare administration och du kommer ha många kontaktytor både inom den interna organisationen och externt. Exempelvis kommer du säkerställa avtalsefterlevnad, samla in och sammanställa information, kontrollerar efterlevnad av interna rutiner och processer och skriver artiklar och annan dokumentation i syfte att säkerställa hög kvalitet och efterlevnad.

First Line Support: Stöttar du i vårt privacy- och säkerhetsskyddsfunktion, där du förväntas leverera hög servicekvalitet till såväl interna medarbetare som externa partners. I rollen som Quality & Compliance Assistant arbetar du 2 dagar/veckan under kontorstid i kombination med dina studier, med önskemål om att arbeta mer under jul- och sommarledigheter.

Din chef och din utveckling Din teamledare är Lisen Ehlén  och hon arbetar som Quality & Compliance Specialist. För att du ska få en bra start i din roll kommer du få en gedigen onboarding med introduktion till de olika områden du ska arbeta med. Därtill kommer du få chans att gå bredvid teamets nuvarande assistent för att få möjlighet att sätta dig in i arbetet på ett bra sätt. Vi förväntar oss att du vill utvecklas tillsammans med teamet!

• Agera First Line Support i vår privacy- samt säkerhetsskyddsmail
• Stötta teamet med administrativa uppgifter så som dokumentation, pappershantering, uppdatering av rutiner och processer
• Samla in och bearbeta information i samband med projekt och revisioner
• Skriva artiklar och förbereda kommunikations- och utbildningsmaterial
• Dokumentera rutiner, processer och policys på vårt intranät
• Administrera avtal och samtalsunderlag, inklusive posthantering
• Genomföra och handlägga säkerhetsprövningsintervjuer

Är ödmjuk, ambitiös och bra på att tänka till innan du agerar. Vi letar efter en organiserad och varm person som har bra uthållighet. Dessutom är du skicklig, pålitlig och håller dig lugn i utmanade situationer.

Vad tar du med dig i rollen som Quality & Compliance Assistant?

• Är studerande på universitet eller högskola med inriktning personal, juridik, statsvetenskap, eller annan relevant utbildning
• Har minst 1,5 år kvar på dina studier och söker ett långsiktigt extrajobb
• Har tidigare erfarenhet av service och/eller administration
• Är flytande i svenska och engelska i såväl tal som skrift
• Har goda kunskaper i Officepaketet
• Har möjlighet att arbeta 2 dagar/vecka Det är meriterande om du har
• Ett intresse för hållbarhets-, säkerhetsskydds- och/eller privacy-frågor Har du dessutom ett stort intresse för människan, miljön och samhällsfrågor i stort? Så kan det här vara rätt tjänst för dig!

Vår rekryteringsprocess

Sök tjänsten genom att klicka på skicka ansökan. Vi går igenom urvalet löpande och annonsen kan stängas ner innan tjänsten är tillsatt om vi gått över till urvals och intervjufasen. Observera att denna ansökan sker via en extern site vilket gör att den inte kommer att synas under ”mina sidor” på din profil.

Det första steget i rekryteringsprocessen är två urvalstest som vardera tar ca 15 min att slutföra. Ett personlighetstest och ett problemlösningstest. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.

Vi tar inte emot ansökningar via mail men har du specifika frågor kring tjänsten besvaras dessa av Quality & Compliance Specialist Lisen, lisen.ehlen@academicwork.se under kontorstid. Skriv annonstiteln i rubriken och kopiera gärna in länken till annonsen i ditt mail. För generella funderingar kring din ansökan/vår rekryteringsprocess finns vi ofta tillgängliga i chatten här på webben under vardagar så hör gärna av dig där!

Vårt mål är att erbjuda den bästa arbetsplatsen och vår företagskultur präglas av tre värderingar: Share Energy, Beat Yesterday och Show Heart. Som Staffing & Recruitment Assistant blir du en del av ett team som lever upp till dessa värderingar varje dag. Vi tror på att ha roligt på jobbet, sprida positiv energi, nå imponerande resultat och att alltid vilja utvecklas! #weareacadedemicwork

Vår kultur & våra värderingar

Vår mission – We make people grow

Instagram@academicwork

Facebook