Digitala möten – 5 regler för bättre möten

Engagemang – den viktigaste ingrediensen i alla möten

Enligt Hale och Grenny är den största utmaningen under alla former av möten bristen på engagemang från mötesdeltagarna. Under ett fysiskt möte är en av lösningarna att titta in i mötesdeltagarnas ögon, men under digitala möten räcker inte det. Hale och Grenny som forskat kring digitala möten under de senaste åren har identifierat fem regler som ska göra det digitala mötet mer produktivt. Och mycket tyder på att de tog fram regler som faktiskt fungerar. Hela 86% av de som deltog i deras studie ansåg att deras engagemang var lika högt eller högre än under traditionella möten, när det praktiserade reglerna.

Så, vad är det för 5 regler då? Här följer dem:

1. The 60 Second Rule

Låt oss säga att syftet med mötet är att lösa ett problem. Låt då mötesdeltagarna uppleva problemet under de första 60 sekunderna av mötet. Du kan till exempel visa chockerande eller provokativ statistik, anekdoter eller dra paralleller för att måla upp problemet. Syftet med denna metod är att deltagarna verkligen ska förstå och känna problemet innan de försöker hitta lösningen.

2. The Responsibility Rule

När människor går in i någon form av social miljö tar de omedvetet en roll som är lämplig för situationen. Det största hotet mot engagemang under digitala möten är att låta deltagarna medvetet ta rollen som observatör. För att motverka detta behöver du skapa en upplevelse av delat ansvar redan från mötets start, eller redan i mötesinbjudan. Gör det inte genom att säga ”Jag vill att det här mötet ska vara en konversation, inte en presentation. Jag vill att alla ska vara delaktiga” – det fungerar sällan. Skapa istället möjligheter för mötesdeltagarna att ta meningsfullt ansvar. Hur det görs bäst kan du läsa dig till i nästa regel.

3. The Nowhere to Hide Rule

Forskning visar att en person som verkar få en hjärtattack på en tunnelbana är mindre benägen att få hjälp ju fler människor det är på tunnelbanan. Socialpsykologer kallar detta fenomen för ”diffusion of responsibility”. Med andra ord, om alla är ansvariga kommer ingen att ta ansvar. Undvik detta i ditt möte genom att ge mötesdeltagarna uppgifter som de aktivt kan engagera sig i, så att ingen kan ”gömma sig” under mötet. Här följer ett exempel på hur du kan göra detta.

Definiera ett problem som kan lösas snabbt och tilldela det till grupper om två, max tre personer. Ge dem ett sätt att kommunicera med varandra (exempelvis videosamtal, telefon eller chatt), och en mycket begränsad tid att genomföra den väl strukturerade och korta uppgiften. Det kan exempelvis handla om att ge förslag, tycka till eller komma med nya idéer.

4. The MVP Rule

Oändligt med information i punktform – det finns nog inget annat sätt att förlora mötesdeltagarnas uppmärksamhet snabbare. Hale & Grenny uppmanar därför till att definiera en MVP (Minimum Viable PowerPoint). Med andra ord, håll dig alltid till den minsta möjliga mängd information du behöver för att informera och engagera mötesgruppen. Addera inte en enda slide ytterligare.

5. The 5 Minute Rule

Låt det aldrig gå mer än fem minuter utan att ge gruppen en ny uppgift att lösa. Deltagarna sitter spridda här och var och distraheras förmodligen av dussintals saker. Om du inte upprätthåller en ständig förväntan på engagemang från deltagarna kommer de dra sig tillbaka till den lockande observatörsrollen. Under en 15-minuters presentation bör det alltså ingå 2-3 korta och meningsfulla moment som ska engagera deltagarna.

---

Dessa 5 regler bör användas oavsett vilken form av möte du har, men är än viktigare nu när dina medarbetare är utom synhåll och distraktionerna många. Genom att följa dessa fem regler kommer du att se en dramatiskt förbättrad produktivitet i era digitala möten.

Lycka till!