Office Manager på deltid till kontor i centrala Stockholm

I rollen som Office Manager kommer du att ansvara för att säkerställa att vår kunds kontor på Biblioteksgatan fungerar smidigt varje dag. Du börjar dagen tidigt med att förbereda kontoret, ordna med kaffe, fruktleveranser, samt se till att mötesrum och arbetsmiljö är i toppskick. Du kommer också att vara den första personen våra besökare möter och ser till att de känner sig välkomna. Arbetstiderna är från kl. 07:30 till 14:00, och du får en viktig roll i att skapa trivsel och en välfungerande arbetsplats för tio medarbetare som dagligen arbetar från kontoret.

Vi letar efter dig som kan arbeta mån-fre kl.07:30-14:00 parallellt med dina studier eller annan huvudsaklig sysselsättning. Vidare letar vi efter dig som kan börja arbeta omgående och som vill arbeta i rollen fram till årsskiftet, vad vi vet i dagsläget.

Vi är ett litet kontor med tio medarbetare som alla är på plats varje dag. Vår arbetskultur präglas av trevligt bemötande och en hög servicenivå, och vi söker någon som kan bidra till att upprätthålla denna atmosfär. Här arbetar vi tillsammans för att skapa en trivsam och välorganiserad arbetsmiljö.

• Förbereda kontoret inför arbetsdagen (ställa fram kaffe, se till att allt ser snyggt ut)
• Ta emot leveranser (frukt, matvaror från leverantör) och säkerställa att beställningarna är korrekta
• Förbereda konferensrum inför möten och ordna med lunchbeställningar vid behov
• Ta emot besökare, öppna dörren och hälsa välkommen
• Svara i telefon och hantera enklare administrativa uppgifter
• Säkerställa att kontoret är rent och välorganiserat under hela arbetsdagen
• Bistå med service där det behövs - vi vill att du är prestigelös och kan hantera varierande arbetsuppgifter från högt till lågt

• Studerar vid högskola/universitet/yrkeshögskola om minst 50% (eller har en annan huvudsaklig sysselsättning om minst 50% du kan intyga)
• Är tillgänglig för arbete enligt önskade arbetstider
• Har arbetslivserfarenhet inom service och har ett starkt intresse för service
• Har flytande kunskaper i både svenska och engelska, då båda språken används i det dagliga arbetet

Det är meriterande om du

• Har tidigare erfarenhet från en roll som Office Manager eller Receptionist
• Studerar på distans eller halvfart och således har hög tillgänglighet för att arbeta deltid vid sidan av studierna
• Har erfarenhet från riskkapital-branschen

För att lyckas i rollen har du följande personliga egenskaper:

• Du brinner för att ge högklassig service
• Noggrann, ordningsam och har ett öga för detaljer
• Du har ett positivt förhållningssätt och trivs med att skapa en trivsam arbetsmiljö

Vår rekryteringsprocess

Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work.

Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.