VD-sekreterare till globalt läkemedelsföretag!

Vi söker nu en VD-sekreterare till vår kund i Uppsala. I denna roll kommer du att rekommendera och driva utvecklingsprojekt samt förbättringsarbete relaterat till administrativa processer och strukturer. Du kommer att fungera som en brygga och främja positiv kommunikation mellan Uppsala SLT och interna och externa funktioner/personer/aktiviteter/forum. Du kommer att samla in och analysera data samt sammanställa rekommendationer för beslut avseende olika typer av administrativa policyprocesser och agera som en "gatekeeper" för delar av Site Leadership-kalendern med minimal påverkan, samt planera och koordinera så att mötesschemat följs och respekteras. Positionen är kontorsbaserad på vår kunds kontor i Uppsala.

Uppdraget är en del av vår personaluthyrning. Du kommer vara anställd av Academic Work och arbeta som konsult hos vår kund. Det är start så snart som möjligt och uppdraget kommer pågå i minst 12 månader framåt. Förutsatt att alla parter är nöjda med samarbetet finns chans till förlängning och anställning.

I tjänsten som VD-sekreterare arbetar du i en varierad och spännande roll där bland annat följande arbetsuppgifter ingår:

• Tillhandahålla en mängd olika administrativa uppgifter och fungera som kontorsstöd
• nsvara för kommunikation mellan Sr Ledarskap och platsavdelningar/funktioner
• Förbereda och presentera relaterade rapporter
• Säkerställa att material och rapporter för underskrift är korrekta och fullständiga
• Samla in och analysera data
• Ordnar resor, hotellboende och mötesplanering efter behov för Sr Ledarskapsteamet

• Har erfarenhet av administrativa ledningsmetoder och rutiner i ett globalt företag
• Har principer och metoder för god affärskommunikation
• Talar och skriver obehindrat på svenska och engelska, då arbetet sker på båda språken
• Har kunskap om administrativa regler, policyer och rutiner, inklusive resor/utbildning och kostnadsredovisning
• Har erfarenhet av Microsoft Office och andra IT-system och verktyg, t.ex. Teams, Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Adobe Acrobat, SharePoint
• Har erfarenhet av budgetarbete, arkivering, inköpsmetoder och rutiner

För att lyckas i rollen har du följande personliga egenskaper:

• Tillitsfull
• Ordningsam
• Ansvarstagande

Vår rekryteringsprocess

Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work.

Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen.